Löydä osaavaa työvoimaa nopeasti – näin henkilöstövuokraus toimii käytännössä

Nopea muu­tos työ­mark­ki­noil­la on aset­ta­nut monet yri­tyk­set haas­ta­vaan tilan­tee­seen. Osaa­van työ­voi­man löy­tä­mi­nen oike­aan aikaan voi olla mer­kit­tä­vä kas­vun hidas­te, mut­ta samal­la rek­ry­toin­ti­pro­ses­sit sito­vat resurs­se­ja pois ydin­toi­min­nas­ta. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus tar­jo­aa yri­tyk­sil­le jous­ta­van rat­kai­sun, joka mah­dol­lis­taa työ­voi­man saa­ta­vuu­den ilman pit­kä­ai­kais­ta sitou­tu­mis­ta. Mut­ta miten tämä pro­ses­si toi­mii käy­tän­nös­sä ja mitä etu­ja se tar­jo­aa lii­ke­toi­min­nal­le? Täs­sä artik­ke­lis­sa avaam­me hen­ki­lös­tö­vuo­krauk­sen perus­pe­ri­aat­teet ja käy­tän­nön toteu­tuk­sen, jot­ta voit arvioi­da sen sopi­vuut­ta oman yri­tyk­se­si tarpeisiin.

Miksi työvoiman saatavuus on haaste nykyisillä työmarkkinoilla?

Suo­ma­lai­nen työ­elä­mä on mur­rok­ses­sa, jos­sa yhdis­ty­vät väes­tön ikään­ty­mi­nen, osaa­mis­tar­pei­den nopea muu­tos ja työ­voi­man liik­ku­vuu­den lisään­ty­mi­nen. Eri­tyi­ses­ti tuo­tan­to­teh­tä­vis­sä, ravin­to­la-alal­la ja raken­nusa­lal­la koh­da­taan sään­nöl­li­ses­ti osaa­ja­pu­laa, joka vai­keut­taa yri­tys­ten kas­vua ja kehi­tys­tä. Samaan aikaan työ­mark­ki­noi­den kausi­vaih­te­lut luo­vat tilan­tei­ta, jois­sa työ­voi­man tar­ve vaih­te­lee mer­kit­tä­väs­ti vuo­den aikana.

Perin­tei­set rek­ry­toin­ti­pro­ses­sit eivät aina vas­taa näi­hin haas­tei­siin riit­tä­vän nopeas­ti tai jous­ta­vas­ti. Työ­paik­kail­moi­tus­ten laa­ti­mi­nen, hake­mus­ten läpi­käyn­ti, haas­tat­te­lut ja työ­suh­tei­den hal­lin­noin­ti vie­vät mer­kit­tä­väs­ti aikaa yri­tyk­sen ydin­toi­min­nal­ta. Lisäk­si perin­tei­nen rek­ry­toin­ti sisäl­tää huo­mat­ta­van ris­kin – jos valit­tu työn­te­ki­jä ei ole­kaan sopi­va teh­tä­vään, pro­ses­si jou­du­taan aloit­ta­maan alus­ta. Samal­la työ­lain­sää­dän­nön ja työ­eh­to­so­pi­mus­ten nou­dat­ta­mi­nen vaa­tii jat­ku­vaa osaa­mi­sen yllä­pi­toa, mikä voi olla eri­tyi­sen kuor­mit­ta­vaa pie­nil­le ja kes­ki­suu­ril­le yrityksille.

Haas­tee­na on myös niin kut­sut­tu­jen “pii­lo­työ­paik­ko­jen” ilmiö – jopa 70-80 pro­sent­tia avoi­mis­ta työ­pai­kois­ta ei kos­kaan pää­dy jul­ki­seen hakuun. Tämä vai­keut­taa eri­tyi­ses­ti työn­te­ki­jöi­den mah­dol­li­suuk­sia löy­tää sopi­via työ­paik­ko­ja ja yri­tys­ten mah­dol­li­suuk­sia tavoit­taa par­hai­ta osaajia.

Henkilöstövuokraus käytännössä – näin prosessi etenee

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus perus­tuu kol­mi­kan­ta­mal­liin, jos­sa hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tys toi­mii työn­te­ki­jän viral­li­se­na työ­nan­ta­ja­na, mut­ta työ teh­dään asia­kas­yri­tyk­ses­sä. Pro­ses­si käyn­nis­tyy asia­kas­yri­tyk­sen tar­pees­ta, jon­ka poh­jal­ta hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tys alkaa etsiä sopi­via työn­te­ki­jöi­tä omien kana­vien­sa kaut­ta. Käy­tän­nös­sä tämä tar­koit­taa työ­paik­kail­moi­tus­ten laa­ti­mis­ta, hake­mus­ten vas­taa­not­ta­mis­ta ja poten­ti­aa­lis­ten työn­te­ki­jöi­den haastattelua.

Sopi­van työn­te­ki­jän löy­dyt­tyä hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tys esit­te­lee ehdok­kaan asia­kas­yri­tyk­sel­le, joka tekee lopul­li­sen pää­tök­sen työn­te­ki­jän valin­nas­ta. Kun pää­tös on teh­ty, hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tys sol­mii työ­so­pi­muk­sen työn­te­ki­jän kans­sa ja hoi­taa kaik­ki työ­nan­ta­ja­vel­voit­teet: pal­kan­mak­sun, vakuu­tuk­set, työ­ter­veys­huol­lon ja muut laki­sää­tei­set vel­voit­teet. Käy­tän­nön työ­hön liit­ty­vä pereh­dy­tys tapah­tuu asia­kas­yri­tyk­ses­sä, joka myös ohjaa päi­vit­täis­tä työskentelyä.

“Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus on par­haim­mil­laan kump­pa­nuut­ta, jos­sa jokai­nen osa­puo­li hyö­tyy sel­keäs­tä vastuunjaosta.”

Vas­tuut jakau­tu­vat sel­keäs­ti: hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tys huo­leh­tii kai­kis­ta työ­nan­ta­jan laki­sää­tei­sis­tä vel­voit­teis­ta, kun taas asia­kas­yri­tys kes­kit­tyy työn­te­ki­jän ohjaa­mi­seen käy­tän­nön työ­teh­tä­vis­sä. Työ­tun­tien seu­ran­ta tapah­tuu usein digi­taa­lis­ten jär­jes­tel­mien kaut­ta, mikä var­mis­taa tehok­kaan ja läpi­nä­ky­vän pro­ses­sin. Työn­te­ki­jän näkö­kul­mas­ta hen­ki­lös­tö­vuo­kraus voi tar­jo­ta jous­ta­van tavan pääs­tä kiin­ni työ­elä­mään tai kokeil­la eri­lai­sia työtehtäviä.

Henkilöstövuokrauksen edut liiketoiminnan kasvattamisessa

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus tar­jo­aa yri­tyk­sil­le stra­te­gi­sia etu­ja, jot­ka tuke­vat lii­ke­toi­min­nan kas­vua ja sopeu­tu­mis­ta muut­tu­viin mark­ki­na­ti­lan­tei­siin. Ensim­mäi­nen mer­kit­tä­vä etu on jous­ta­vuus – yri­tys voi rea­goi­da nopeas­ti muut­tu­viin työ­voi­man tar­pei­siin ilman pit­kiä rek­ry­toin­ti­pro­ses­se­ja. Tämä on eri­tyi­sen arvo­kas­ta seson­ki­luon­tei­ses­sa lii­ke­toi­min­nas­sa tai pro­jek­ti­koh­tai­sis­sa henkilöstötarpeissa.

Toi­nen kes­kei­nen etu on ris­kien mini­moin­ti. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus mah­dol­lis­taa työn­te­ki­jän osaa­mi­sen ja sopi­vuu­den tes­taa­mi­sen käy­tän­nös­sä ennen mah­dol­lis­ta vaki­tuis­ta rek­ry­toin­tia. Jos työn­te­ki­jä ei ole­kaan sopi­va teh­tä­vään, voi­daan jous­ta­vas­ti etsiä uusi osaa­ja ilman työ­so­pi­mus­ten päät­tä­mi­seen liit­ty­viä haas­tei­ta. Samal­la vas­tuu työ­lain­sää­dän­nön ja työ­eh­to­so­pi­mus­ten tun­te­mi­ses­ta ja nou­dat­ta­mi­ses­ta siir­tyy henkilöstöpalveluyritykselle.

Kus­tan­nus­te­hok­kuus on myös mer­kit­tä­vä teki­jä. Vuo­kra­työ­voi­man käyt­tö tekee hen­ki­lös­tö­kus­tan­nuk­sis­ta enna­koi­ta­vam­pia, sil­lä ne perus­tu­vat toteu­tu­nei­siin työ­tun­tei­hin. Rek­ry­toin­ti­pro­ses­sien ulkois­ta­mi­nen vapaut­taa yri­tyk­sen resurs­se­ja ydin­toi­min­taan ja mah­dol­lis­taa nopean rea­goin­nin muut­tu­viin tilan­tei­siin. Hen­ki­lös­tö­vuo­krauk­sen käyt­tö antaa myös mah­dol­li­suu­den kes­kit­tyä ydin­lii­ke­toi­min­taan, kun hen­ki­lös­tö­hal­lin­toon liit­ty­vät teh­tä­vät siir­ty­vät henkilöstöpalveluyritykselle.

Miten löytää luotettava kumppani henkilöstövuokraukseen?

Oikean hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­kump­pa­nin valin­ta on rat­kai­se­va teki­jä onnis­tu­nees­sa työ­voi­man vuo­krauk­ses­sa. Ensim­mäi­se­nä kri­tee­ri­nä kan­nat­taa tar­kas­tel­la työn­te­ki­jä­tyy­ty­väi­syyt­tä – tyy­ty­väi­set työn­te­ki­jät ovat sitou­tu­neem­pia ja tuot­ta­vam­pia. Luo­tet­ta­vat hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tyk­set panos­ta­vat työn­te­ki­jöi­den­sä hyvin­voin­tiin tar­joa­mal­la esi­mer­kik­si kat­ta­van työ­ter­veys­huol­lon ja työsuhde-etuja.

Toi­nen tär­keä teki­jä on rek­ry­toin­ti­pro­ses­sin laa­tu. Ammat­ti­mai­set hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tyk­set käyt­tä­vät moni­puo­li­sia kana­via työn­te­ki­jöi­den löy­tä­mi­seen ja teke­vät perus­teel­li­sen taus­ta­työn var­mis­taak­seen työn­te­ki­jöi­den osaa­mi­sen ja sopi­vuu­den. He myös panos­ta­vat hen­ki­lö­koh­tai­seen pal­ve­luun sekä työn­te­ki­jöi­den että asia­kas­yri­tys­ten suun­taan. Kol­mas huo­mioi­ta­va asia on sitou­tu­mi­nen pit­kä­ai­kai­siin suh­tei­siin – hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­kump­pa­nin tuli­si pyr­kiä raken­ta­maan kes­tä­viä kump­pa­nuuk­sia, ei vain täyt­tä­mään lyhy­tai­kai­sia tarpeita.

Käy­tän­nön tasol­la kan­nat­taa myös var­mis­taa, että hen­ki­lös­tö­pal­ve­lu­yri­tys tun­tee ala­koh­tai­set työ­eh­to­so­pi­muk­set ja muut sää­dök­set. Pyy­dä suo­si­tuk­sia ja kes­kus­te­le yri­tys­ten kans­sa, jot­ka ovat jo käyt­tä­neet kysei­sen pal­ve­lun­tar­joa­jan pal­ve­lui­ta. Käyn­nis­tä kump­pa­nuus tar­vit­taes­sa pie­nem­mil­lä pro­jek­teil­la, jot­ta voit arvioi­da yhteis­työn toi­mi­vuut­ta ennen laa­jem­paa sitoutumista.

Työvoimatarpeiden ennakointi ja joustava resursointi

Menes­ty­vä lii­ke­toi­min­ta edel­lyt­tää kykyä enna­koi­da työ­voi­ma­tar­pei­ta ja rea­goi­da nii­hin jous­ta­vas­ti. Stra­te­gi­nen hen­ki­lös­tö­suun­nit­te­lu alkaa nyky­ti­lan­teen ana­ly­soin­nis­ta – miten nykyi­set resurs­sit vas­taa­vat tämän­het­ki­siin tar­pei­siin? Tämän jäl­keen tuli­si tar­kas­tel­la lii­ke­toi­min­nan kas­vu­ta­voit­tei­ta, seson­ki­vaih­te­lui­ta ja mah­dol­li­sia mark­ki­na­muu­tok­sia, jot­ka vai­kut­ta­vat henkilöstötarpeisiin.

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus toi­mii tehok­kaa­na työ­ka­lu­na jous­ta­vas­sa resur­soin­nis­sa. Se mah­dol­lis­taa nopean rea­goin­nin kausi­vaih­te­lui­hin tai äkil­li­siin hen­ki­lös­tö­tar­pei­siin ilman pit­kä­ai­kais­ta sitou­tu­mis­ta. Samal­la se tar­jo­aa mah­dol­li­suu­den tes­ta­ta eri­lai­sia osaa­mis­pro­fii­le­ja käy­tän­nös­sä ennen vaki­tui­sia rek­ry­toin­te­ja. Par­haim­mil­laan hen­ki­lös­tö­vuo­kraus toi­mii osa­na pit­kä­jän­teis­tä hen­ki­lös­tö­stra­te­gi­aa, jos­sa yhdis­ty­vät ydin­tii­mi ja jous­ta­va resurssipooli.

Hen­ki­lös­tö­vuo­krauk­sen avul­la voi­daan kar­toit­taa asia­kas­yri­tys­ten kes­kei­set lii­ke­toi­min­ta­ta­voit­teet seu­raa­van vuo­den aika­na ja suun­ni­tel­la, miten hen­ki­lös­tö­re­surs­sit par­hai­ten tuke­vat näi­den tavoit­tei­den saa­vut­ta­mis­ta. Tämä aut­taa suun­nit­te­le­maan työ­voi­man tar­vet­ta proak­tii­vi­ses­ti, ei vain rea­goi­maan akuut­tei­hin tilan­tei­siin. Jous­ta­va resur­soin­ti on eri­tyi­sen arvo­kas­ta nopeas­ti muut­tu­vil­la toi­mia­loil­la, joil­la kysyn­tä voi vaih­del­la mer­kit­tä­väs­ti lyhyel­lä­kin aikavälillä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Mitä vas­tui­ta yri­tyk­sel­lä on hen­ki­lös­tö­vuo­krauk­sen kaut­ta tul­lees­ta työntekijästä?
• Kuin­ka pit­kä koe­ai­ka työ­so­pi­muk­seen voi­daan kirjata?
• Pal­jon­ko fes­ta­ri­työn­te­ki­jä ansait­see kesän aikana?
• Voi­ko työ­so­pi­muk­sen teh­dä suul­li­ses­ti vai pitää­kö se olla kirjallinen?
• Kuin­ka hen­ki­lös­tö­vuo­kraus aut­taa hal­lit­se­maan seson­ki­vaih­te­lui­den palkkakustannuksia?