Tietosuojaseloste

Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n tie­to­suo­ja­se­los­te

Joh­dan­to:
Tämä selos­te on suun­nat­tu sekä yri­tys­asiak­kail­lem­me, että yksi­tyis­hen­ki­löil­le, jot­ka asioi­vat kans­sam­me työn­ha­ki­jan tai työn­te­ki­jän roo­lis­sa.

Mik­si täl­lai­nen selos­te on ole­mas­sa?
EU on laa­ti­nut ase­tuk­sen, jon­ka tar­koi­tus on suo­ja­ta yksi­tyis­hen­ki­löi­den hen­ki­lö­tie­to­ja vää­rin­käy­tök­sil­tä. Tämä ase­tus on nimel­tään Gene­ral Data Pro­tec­tion Regu­la­tion, tut­tu­jen kes­ken GDPR. Tämä on syy, mik­si pon­nah­dusik­ku­noi­ta eväs­tei­den käy­tös­tä ilmaan­tuu joka sivuil­la ja hyväk­sy­mis­pyyn­tö­jä tie­to­jen kerää­mi­seen ilmaan­tuu vähän joka lomak­kees­sa. Tar­koi­tus on siis, että hen­ki­lö­tie­to­ja, kuten nimiä kerää­vät tahot jou­tu­vat ilmoit­ta­maan mitä tie­to­ja kerää­vät ja jos tätä ei teh­dä tai tie­to­ja käsi­tel­lään huo­li­mat­to­mas­ti, sii­tä voi­daan ran­gais­ta. Täs­sä on ihan ide­aa, kos­ka tie­to­tek­niik­ka kehit­tyy ja hen­ki­lö­tie­to­jen varo­mat­to­maan käyt­töön sisäl­tyy ris­ke­jä kuten iden­ti­teet­ti­var­kauk­sien mah­dol­li­suus. Ja onhan se ihan kiva, että vaik­ka­pa Googlaa­mal­la ei löy­dä vaik­ka­pa omaa ter­veys­his­to­ri­aan­sa.

Täs­sä kan­san­kie­lel­lä, mitä tie­to­ja ja mik­si kerääm­me. Lopuk­si viral­li­sem­pi selos­te.

Apua, kerä­tään­kö siis minun hen­ki­lö­tie­to­ja­ni!
Kyl­lä, mikä­li haet meil­le töi­hin tai asioit asiak­kaa­na kans­sam­me. Ensim­mäi­nen hen­ki­lö­tie­to, jon­ka meil­le annat, on yleen­sä nimi.

Mitä te minun hen­ki­lö­tie­doil­la­ni teet­te?
Nimi aut­taa aika pal­jon hah­mot­ta­maan kenen kans­sa toi­mim­me. Työn­te­ki­jät oli­si­vat vai­keam­pia muis­taa vii­te­nu­me­roil­la. Rek­ry­toin­ti edel­lyt­tää muu­ten­kin anta­mie­si tie­to­jen, kuten työ­his­to­rian tai kou­lu­tuk­sen, tar­kas­te­lua. Mikä­li alat teh­dä töi­tä kans­sam­me, tar­vit­sem­me hen­ki­lö­tun­nus­ta­si, tili­nu­me­roa­si jne. rahan lii­kut­te­luun. Ulko­mai­sil­ta työn­te­ki­jöil­tä tar­vi­taan lisäk­si kopioi­ta luvis­ta pas­seis­ta tms. kos­ka mei­dän pitää todis­taa viran­omai­sil­le, että ulko­mail­ta tul­leet hen­ki­löt ovat luval­li­ses­ti töis­sä.

Hui! Mis­tä nämä tie­dot ovat peräi­sin?
Mikä­li olet työn­ha­ki­ja tai -teki­jä meil­lä, tie­dot ovat sinun anta­mia­si tai sinun luval­la­si muu­al­ta kerät­ty­jä, mut­ta käy­tän­nös­sä muu­al­ta kerä­tyt tie­dot ovat hyvin har­vi­nai­sia.

Siis mitä tie­to­ja te keräät­te minus­ta muu­al­ta? Käyt­te­kö tyy­liin stalk­kaa­mas­sa mun somea???
Noup! Jo laki­kin rajoit­taa, sitä mis­tä työn­ha­ki­jan tie­to­ja voi­daan hakea. Työ­nan­ta­ja tai rek­ry­toi­ja ei saa ilman lupaa­si siis etsiä tie­to­ja­si vaik­ka­pa ig-tilil­tä­si. Jos taas link­kaat vaik­ka Lin­ke­dIn-pro­fii­li­si meil­le, voim­me käyt­tää sitä.

Joi­ta­kin muu­al­ta kerät­ty­jä tie­to­ja voi­si­vat olla esim ilmoit­ta­mil­ta­si suo­sit­te­li­joi­ta kerä­tyt tie­dot, mut­ta nekin ovat suul­li­sia ja muo­toa: “Suo­sit­te­li­sit­ko tätä työn­te­ki­jää?” “Kyllä/ei/ehkä.” Jos­kus työn­te­ki­jäm­me käy­vät työ­ter­vey­des­sä ja pyy­tä­vät lähet­tä­mään lää­kä­rin­lausun­non suo­raan meil­le. Sil­loin­kin tulee hen­ki­lö­tie­to­ja meil­le, jois­sa saat­taa olla muka­na vaik­ka­pa diagnoosi. 

Eli siis kerääm­me tie­to­ja sinus­ta muu­al­ta vain sinun luval­la­si, joten salaa emme sinua vakoi­le live­nä tai ver­kos­sa.

Työn­ha­ki­joi­den meil­le itse ilmoit­ta­mat tie­dot
Nyrk­ki­sään­tö on, että kerääm­me vain työn­teon kan­nal­ta tar­peel­lis­ta tie­toa. Tätä ei ole esi­mer­kik­si per­he­suh­teet tai -suun­ni­tel­mat, ase­vel­vol­li­suu­den suo­rit­ta­mi­nen, vakau­mus tai poliit­ti­set näke­myk­set. Teem­me työ­haas­tat­te­luis­sa muis­tiin­pa­no­ja haki­jois­ta, mut­ta emme kir­jaa ylös tar­peet­to­mia tie­to­ja, vaik­ka haki­ja nii­tä meil­le ker­toi­si­kin.

Työn­ha­ki­jan tie­to­jen luo­vut­ta­mi­nen kol­man­sil­le osa­puo­lil­le
Kol­mas osa­puo­li tar­koit­taa yleen­sä asia­kas­yri­tys­tä, eli paik­kaa, jos­sa tuli­sit työs­ken­te­le­mään. Esi­tel­les­säm­me työn­te­ki­jöi­tä, voim­me luo­vut­taa asiak­kai­dem­me käyt­töön työn­ha­ki­jan tietoja.

Yksi kol­mas osa­puo­li, joka voi tar­pei­den­sa mukaan tar­kas­tel­la tie­to­ja­si on tili­toi­mis­tom­me. Täl­lä het­kel­lä tar­peet ovat kir­jan­pi­to. Käy­täm­me täl­lä het­kel­lä tili­toi­mis­toa, nimel­tä Las­ken­ta­pis­te Balans­si Oy. 

Tar­joam­me sinul­le toden­nä­köi­ses­ti myös mah­dol­li­suut­ta antaa meil­le jon­ki­nas­tei­ses­ti vapaat kädet käyt­tää lyhyt­tä esit­te­lyä­si mark­ki­noin­nis­sam­me. Käym­me kans­sa­si tilan­ne­koh­tai­ses­ti suul­li­ses­ti tai kir­jal­li­ses­ti läpi nämä tilan­teet, eli vahin­gos­sa et pää­se pää­ty­määän esim. is.fi mai­no­so­sioon. Mark­ki­noin­nis­sa muka­na ole­vil­ta myös aika ajoin kysym­me käy­tet­tä­vyy­den, jot­ta meil­lä on ajan­ta­sai­set tie­dot, joil­la esi­tel­lä käy­tet­tä­vis­sä ole­vaa työ­voi­maa työl­lis­tä­vil­le tahoil­le. Omal­la ilmoi­tuk­sel­la voi kos­ka tahan­sa pois­tua markkinointiringistämme.

Tie­to­jen säi­ly­tys
Peri­aa­te on säi­lyt­tää tie­to­ja vain tar­peel­li­sen ajan. Kaik­kia tie­to­ja, emme kui­ten­kaan voi heti pois­taa työ­suh­teen tai työn­haun päät­ty­mi­sen jäl­keen. Esi­mer­kik­si palk­ka­kir­jan­pi­to, mei­dän pitää lain mukaan säi­lyt­tää 10 vuot­ta tili­kau­den päät­ty­mi­ses­tä. Myös mah­dol­li­sia rii­ta­ti­lan­tei­ta var­ten, esim. syr­jin­tä- ja yhden­ver­tai­suus­syi­hin perus­tuen meil­lä pitää näy­tön takia olla tal­les­sa haki­joi­den tie­dot varal­ta kan­nea­jan ver­ran.

Käsi­tel­lään­kö tie­to­ja­ni varo­mat­to­mas­ti?
Ei. Meil­lä on pääl­lä kaik­kiin jär­jes­tel­miim­me kak­si­vai­hei­nen tun­nis­tau­tu­mi­nen ja käyt­tö­oi­keu­det on rajat­tu tar­peen mukaan. Käy­täm­me lisäk­si suo­jat­tua säh­kö­pos­tia.

Yri­tys­asiak­kai­den hen­ki­lö­tie­dot
Jos olet yri­tyk­sen edus­ta­ja ja käyt kans­sam­me vies­tien­vaih­toa tai lähe­täm­me sinul­le mark­ki­noin­ti­pos­te­ja tie­dot ovat kerää­mäs­täm­me asia­kas­re­kis­te­ris­tä. Sen läh­tei­tä ovat jul­ki­set tie­dot kuten yri­tys­ten net­ti­si­vut, työn­ha­ku­por­taa­lien ilmoi­tuk­set, haku­pal­ve­lut kuten Fonec­ta ja Suo­men Asia­kas­tie­to. Näi­den tie­to­jen tar­koi­tuk­se­na on mah­dol­lis­taa yri­tys­ten väli­nen yhteis­työ, kuten säh­kö­pos­tien lähe­tys, myyn­ti- ja asia­kas­pal­ve­lusoi­tot sekä sopi­mus­ten teko.

Aaaaargh! En halua teil­tä mitään mai­nos­pos­te­ja!!!!
Hen­gi­tä syvään. Ei hätää. Jos olet saa­nut säh­kö­pos­tin, jon­ka alle­kir­joit­ta­ja­na on esi­mer­kik­si joku myy­jis­täm­me, voit vain vas­ta­ta hänel­le esi­mer­kik­si: “Moik­ka Assi! Älä kiit­ti lähe­tä mul­le nyt enää/vähään aikaan näi­tä pos­te­ja!” Assia saat­taa vähän har­mit­taa, mut­ta hän pää­see sii­tä yli ja joka tapauk­ses­sa kun­nioit­taa toi­vet­ta­si.

Jos taas saat sel­lai­sen ihan mas­sa­pos­tin näköi­sen visua­li­soi­dun mark­ki­noin­ti­pos­tin sen alhaal­la on link­ki, jos­sa lukee “Unsubsc­ri­be” tai “Pois­tu lis­tal­ta” tai jota­kin vas­taa­vaa. Täs­sä tapauk­ses­sa myy­jäm­me ei var­maan edes har­mis­tu, kos­ka kone pois­taa lis­tal­ta sinun yhteystietosi.

Toi­vot­ta­vas­ti yllä ole­va sel­vit­ti mis­tä on kysy­mys. Täs­sä vie­lä viral­li­sem­pi osuus. 

Rekis­te­rin nimi

Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n hen­ki­lö- ja asiakastietorekisteri

Rekis­te­rin­pi­tä­jä

Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy, Y-tun­nus 3107190-1

Rekis­te­ri­asiois­ta vas­taa­va henkilö

Samuel Alhai­nen, toimitusjohtaja

Rekis­te­rin käyttötarkoitus

Rekis­te­rin käyt­tö­tar­koi­tus on toi­mia Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n asia­kas­tie­to­re­kis­te­ri­nä sekä rekis­te­ri­nä työn­te­ki­jöis­tä ja -haki­jois­ta.
Rekis­te­röi­dyl­lä tar­koi­te­taan Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n työn­ha­ki­jan, työn­te­ki­jän tai asia­kas­yri­tyk­sen edus­ta­jan hen­ki­lö­tie­to­ja, jot­ka on tal­le­tet­tu johon­kin rekis­te­rin­pi­tä­jän jär­jes­tel­mään, kuten toi­min­na­noh­jaus­jär­jes­tel­mään tai puhe­li­men yhteystietoluetteloon.

Yri­tys­asiak­kai­den ja työn­ha­ki­joi­den ja -teki­jöi­den tie­to­ja käy­te­tään seu­raa­viin tarkoituksiin:

Työn­ha­ki­joi­den päte­vyy­den sel­vit­tä­mi­nen osa­na rek­ry­toin­ti­pro­ses­sia.
Yhtey­den­pi­to rekis­te­röi­tyyn
Työn­ha­ki­jan esit­te­ly yri­tyk­seen.
Pal­kan­mak­su
Kir­jan­pi­to

Tilaus­ten käsit­te­ly ja toimitus

Las­ku­tus- ja maksuliikenne

Pal­ve­lu­jen tuot­ta­mi­nen ja kehitys

Mark­ki­noin­ti

Sään­nön­mu­kai­set tietolähteet

Pää­asial­li­nen tie­to­läh­de on hen­ki­lö itse. Tie­to­ja voi­daan hank­kia myös viran­omais- ja yri­tys­tie­to­re­kis­te­reis­tä sekä yhtei­sil­tä yhteistyökumppaneilta.

Rekis­te­rin tietosisältö

Rekis­te­ri sisäl­tää pää­asial­li­ses­ti rekis­te­röi­dyn itsen­sä Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:lle anta­mia tietoja.

Rekis­te­ri voi sisäl­tää mm. seu­raa­via tietoja:

Hen­ki­lön nimi

Yri­tyk­sen nimi ja tunnus

Säh­kö­pos­tio­soi­te ja puhelinnumero

Pos­ti-, las­ku­tus- ja pankkiyhteystiedot

Pal­ve­lu- ja käyttöasetukset

Tuo­te- ja pal­ve­lu­ti­laus­ten tiedot

Muut pal­ve­lui­den, työ­suh­teen tai rek­ry­toin­ti­pro­ses­sin edel­lyt­tä­mät rekis­te­röi­dyn anta­mat tai hänen kir­jal­li­sel­la tai suul­li­sel­la suos­tu­muk­sel­laan kerä­tyt tiedot.

Sään­nön­mu­kai­set tie­to­jen luovutukset

Rekis­te­röi­dyn suos­tu­muk­sel­la tie­to­ja voi­daan luo­vut­taa asiak­kaan ja Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n yhtei­sil­le yhteis­työ­kump­pa­neil­le asiak­kaan tilaa­mien tuot­tei­den ja pal­ve­lu­jen toimittamiseksi.

Las­ku­tuk­seen liit­ty­viä tie­to­ja voi­daan luo­vut­taa mak­su­lii­ken­net­tä välit­tä­vil­le tahoille.

Tie­to­ja ei luo­vu­te­ta muil­le kol­man­sil­le tahoil­le EU:n sisä- tai ulkopuolella.

Tie­to­ja voi­daan luo­vut­taa viran­omai­sil­le, jos nämä esit­tä­vät Suo­men lakiin perus­tu­van pyynnön.

Rekis­te­rin suo­jauk­sen periaatteet

Manu­aa­li­nen aineisto

Tie­to­ja ei säi­ly­te­tä fyy­si­si­nä kap­pa­lei­na pois lukien kir­jan­pi­to, johon on pää­sy vain mää­rä­tyil­lä Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n työn­te­ki­jöil­lä ja kir­jan­pi­tä­jäl­lä, joi­ta sitoo salassapitovelvollisuus.

Tie­to­hal­lin­ta­jär­jes­tel­miin tal­len­ne­tut tiedot

Säh­köi­set tie­dot on suo­jat­tu palo­muu­ril­la. Vain erik­seen mää­rä­tyil­lä Hen­ki­lös­tö­pal­ve­lut Duu­ri-tii­mi Oy:n työn­te­ki­jöil­lä tai yhteis­työ­kump­pa­neil­la on pää­sy rekis­te­ri­tie­toi­hin. Käsit­te­li­jät tun­nis­te­taan käyt­tä­jä­tun­nuk­sel­la ja sala­sa­nal­la. Tie­to­ja käsi­tel­lään luot­ta­muk­sel­li­si­na eikä nii­tä saa ilmais­ta muil­le kuin nii­tä työs­sään tar­vit­se­vil­le, joi­ta sitoo salassapitovelvollisuus.

Tar­kas­tus- ja kielto-oikeus

Rekis­te­röi­dyl­lä on  oikeus tar­kas­taa, mitä hän­tä kos­ke­via tie­to­ja hen­ki­lö­tie­to­re­kis­te­riin on tal­le­tet­tu. Kir­jal­li­nen tar­kas­tus­pyyn­tö tulee lähet­tää rekis­te­ri­asiois­ta vas­taa­val­le henkilölle.

Tar­kas­tusoi­keus on mak­su­ton enin­tään ker­ran vuo­des­sa toteu­tet­tu­na.

Oikeus tul­la unoh­de­tuk­si
Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus saa­da tie­ton­sa pois­te­tuk­si rekis­te­ris­tä, mikä­li tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­sel­le ei ole tar­vet­ta tai velvollisuutta.

Tie­to­jen säilytysaika

Säi­ly­täm­me hen­ki­lö­tie­to­ja vain ajan, joka on tar­peen hen­ki­lö­tie­to­jen tyy­pin ja nii­den käsit­te­ly­tar­koi­tuk­sen mukaan.

Eväs­teet

Tämä verk­ko­si­vus­to käyt­tää eväs­tei­tä. Eväs­teet (engl. coo­kies) ovat verk­ko­pal­ve­lum­me tuot­ta­mia pie­niä teks­ti-tie­dos­to­ja, jot­ka verk­ko­se­lai­me­si suos­tu­muk­sel­la tal­len­tu­vat selain­lait­tee­si muis­tiin. Eväs­tei­den avul­la voim­me ana­ly­soi­da selai­mel­la­si verk­ko­pal­ve­lul­lem­me teke­miä­si pal­ve­lu­pyyn­tö­jä, yksi­löi­dä sivus­toa käyt­täes­sä­si teke­miä­si valin­to­ja ja ase­tuk­sia, sekä tuot­taa nii­den perus­teel­la yksi­löl­li­siä palveluja.

Verk­ko­se­lai­me­si toi­min­noil­la eväs­teis­tä voi kiel­täy­tyä tai eväs­tei­tä voi pois­taa. Se kui­ten­kin vai­kut­taa mah­dol­li­suuk­siim­me tuot­taa yksi­löl­li­siä laa­duk­kai­ta verkkopalveluja