Suo­men työ­lain­sää­dän­tö ei mää­rit­te­le tark­kaa aikaa, jon­ka työ­nan­ta­jan tulee säi­lyt­tää annet­tu­ja varoi­tuk­sia, mut­ta ylei­nen käy­tän­tö on säi­lyt­tää nii­tä 2-3 vuot­ta. Van­hen­tu­nei­den varoi­tus­ten käyt­tä­mi­nen irti­sa­no­mis­pe­rus­tee­na ei ole työ­oi­keu­del­li­ses­ti kes­tä­vää. Varoi­tus­ten asian­mu­kai­nen doku­men­toin­ti ja säi­ly­tys on tär­ke­ää, sil­lä puut­teel­li­nen käy­tän­tö voi joh­taa oikeu­del­li­siin ris­kei­hin. Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus voi olla teho­kas tapa vält­tää varoi­tuk­siin ja irti­sa­no­mi­siin liit­ty­viä haasteita.

Kuinka kauan työnantajan tulee säilyttää annettuja varoituksia?

Suo­men työ­lain­sää­dän­nös­sä ei ole mää­ri­tel­ty tark­kaa aikaa, jon­ka työ­nan­ta­jan tuli­si säi­lyt­tää työn­te­ki­jöil­le annet­tu­ja varoi­tuk­sia. Ylei­ses­ti hyväk­syt­ty käy­tän­tö on kui­ten­kin säi­lyt­tää varoi­tuk­sia noin 2-3 vuot­ta nii­den anta­mi­ses­ta. Tämän jäl­keen varoi­tuk­sen voi­daan kat­soa menet­tä­neen mer­ki­tyk­sen­sä, eikä sii­hen voi­da enää tehok­kaas­ti vedo­ta irtisanomisperusteena.

Oikeus­käy­tän­nös­sä on kat­sot­tu, että varoi­tuk­sen van­he­ne­mi­sai­ka riip­puu myös rik­ko­muk­sen laa­dus­ta ja vaka­vuu­des­ta. Vaka­vam­pien rik­ko­mus­ten koh­dal­la varoi­tuk­sen mer­ki­tys säi­lyy pidem­pään kuin vähäi­sem­pien koh­dal­la. Esi­mer­kik­si työ­tur­val­li­suus­rik­ko­muk­siin liit­ty­vät varoi­tuk­set voi­vat olla mer­ki­tyk­sel­li­siä pidem­pään kuin vaik­ka­pa lie­vät myöhästymiset.

Työ­nan­ta­jan on tär­ke­ää mää­ri­tel­lä orga­ni­saa­tion sisäi­sis­sä ohjeis­sa sel­keä lin­jaus varoi­tus­ten säi­ly­ty­sa­jas­ta ja nou­dat­taa sitä joh­don­mu­kai­ses­ti kaik­kien työn­te­ki­jöi­den koh­dal­la. Tämä lisää enna­koi­ta­vuut­ta ja oikeu­den­mu­kai­suut­ta työpaikalla.

Mitä seurauksia puutteellisesta varoitusten säilyttämisestä voi tulla?

Puut­teel­li­nen varoi­tus­ten säi­lyt­tä­mi­nen voi joh­taa mer­kit­tä­viin juri­di­siin ris­kei­hin työ­nan­ta­jal­le. Jos työ­nan­ta­ja ei pys­ty esit­tä­mään doku­men­taa­tio­ta aiem­min anne­tuis­ta varoi­tuk­sis­ta, työn­te­ki­jän irti­sa­no­mi­nen voi muut­tua lain­vas­tai­sek­si, mikä voi joh­taa kor­vaus­vel­vol­li­suu­teen. Työ­so­pi­mus­lain mukaan työ­nan­ta­jan täy­tyy pys­tyä osoit­ta­maan, että työn­te­ki­jää on varoi­tet­tu asian­mu­kai­ses­ti ennen irtisanomista.

Rii­ta­ti­lan­teis­sa todis­tus­taak­ka on pää­sään­töi­ses­ti työ­nan­ta­jal­la. Työ­nan­ta­jan on kyet­tä­vä näyt­tä­mään toteen, että työn­te­ki­jää on varoi­tet­tu vas­taa­vas­ta rik­ko­muk­ses­ta aikai­sem­min ja että työn­te­ki­jä on ollut tie­toi­nen käy­tök­sen­sä tai lai­min­lyön­tin­sä moi­tit­ta­vuu­des­ta. Ilman asian­mu­kais­ta doku­men­taa­tio­ta tämä voi olla mahdotonta.

Oikeus­käy­tän­nös­sä on usei­ta tapauk­sia, jois­sa työn­te­ki­jän irti­sa­no­mi­nen on todet­tu lait­to­mak­si, kos­ka työ­nan­ta­ja ei ole pys­ty­nyt esit­tä­mään näyt­töä aiem­mis­ta varoi­tuk­sis­ta tai nii­den sisäl­lös­tä. Täl­lai­sis­sa tapauk­sis­sa työ­nan­ta­ja on voi­nut jou­tua mak­sa­maan työn­te­ki­jäl­le jopa 24 kuu­kau­den palk­kaa vas­taa­van korvauksen.

Lisäk­si puut­teel­li­nen doku­men­taa­tio voi joh­taa epä­joh­don­mu­kai­seen hen­ki­lös­tö­po­li­tiik­kaan, mikä voi hei­ken­tää työil­ma­pii­riä ja aiheut­taa epä­ta­sa-arvois­ta koh­te­lua eri työn­te­ki­jöi­den välillä.

Miten varoitukset tulisi dokumentoida ja arkistoida oikeaoppisesti?

Varoi­tuk­set tuli­si aina antaa kir­jal­li­ses­sa muo­dos­sa ja niis­tä tuli­si käy­dä sel­keäs­ti ilmi, mis­tä työn­te­ki­jää varoi­te­taan, miten hänen odo­te­taan kor­jaa­van toi­min­taan­sa, ja mitä seu­rauk­sia vas­taa­van käy­tök­sen jat­ku­mi­sel­la voi olla. Kir­jal­li­nen varoi­tus tuli­si laa­tia kah­te­na kap­pa­lee­na, jois­ta toi­nen anne­taan työn­te­ki­jäl­le ja toi­nen jää työ­nan­ta­jal­le arkistoitavaksi.

Varoi­tus­ten arkis­toin­nis­sa on huo­mioi­ta­va sekä työ­lain­sää­dän­nön että tie­to­suo­ja­lain­sää­dän­nön vaa­ti­muk­set. Varoi­tuk­set sisäl­tä­vät hen­ki­lö­tie­to­ja, joten nii­den käsit­te­lys­sä on nou­da­tet­ta­va EU:n tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen (GDPR) periaatteita.

Käy­tän­nön vink­ke­jä asian­mu­kai­seen dokumentointiin:

• Tal­len­na varoi­tuk­set sekä fyy­si­ses­ti että säh­köi­ses­ti tie­to­tur­val­li­seen paikkaan
• Var­mis­ta, että vain asian­osai­sil­la hen­ki­löil­lä on pää­sy varoitustietoihin
• Mer­kit­se varoi­tuk­siin sel­keäs­ti päi­vä­mää­rä, aihe ja osapuolet
• Doku­men­toi myös mah­dol­li­set kes­kus­te­lut ja toi­men­pi­teet varoi­tuk­sen jälkeen
• Luo jär­jes­tel­mä, joka ilmoit­taa van­hen­tu­neis­ta varoi­tuk­sis­ta, jot­ta ne voi­daan pois­taa asianmukaisesti

Varoi­tus­ten arkis­toin­nis­sa voi­daan hyö­dyn­tää HR-jär­jes­tel­miä, jois­sa on erik­seen osio varoi­tus­ten ja mui­den hen­ki­lös­tö­hal­lin­non doku­ment­tien säi­lyt­tä­mi­seen. Täl­lai­nen jär­jes­tel­mä mah­dol­lis­taa myös tie­to­jen asian­mu­kai­sen pois­ta­mi­sen, kun säi­ly­ty­sai­ka päättyy.

Miten henkilöstövuokraus voi auttaa välttämään varoituksiin liittyviä haasteita?

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus Duu­ri-tii­mil­tä tar­jo­aa yri­tyk­sil­le tehok­kaan tavan vält­tää varoi­tuk­siin ja irti­sa­no­mi­siin liit­ty­viä hal­lin­nol­li­sia ja juri­di­sia haas­tei­ta. Kun yri­tys käyt­tää vuo­kra­työ­voi­maa, työ­suh­tee­seen liit­ty­vät vel­voit­teet, kuten varoi­tuk­set ja työ­suh­teen päät­tä­mi­nen, ovat hen­ki­lös­tö­vuo­kraus­yri­tyk­sen vas­tuul­la. Tämä vähen­tää mer­kit­tä­väs­ti asia­kas­yri­tyk­sen HR-hal­lin­nol­lis­ta taakkaa.

Duu­ri-tii­mi hoi­taa puo­les­tan­ne kaik­ki työ­suh­de­asiat ammat­ti­tai­dol­la ja huo­leh­tii, että kaik­ki varoi­tus­pro­ses­sit ja doku­men­toin­nit hoi­de­taan lain­sää­dän­nön vaa­ti­mus­ten mukai­ses­ti. Jos työn­te­ki­jän kans­sa ilme­nee haas­tei­ta, emme jätä asia­kas­yri­tys­tä yksin ongel­mien kans­sa, vaan otam­me vas­tuun tilan­teen ratkaisemisesta.

Käy­tän­nön esi­merk­ke­jä hyödyistä:

• Asia­kas­yri­tys sääs­tyy varoi­tus­pro­ses­sien doku­men­toin­nil­ta ja arkistoinnilta
• Mah­dol­li­set irti­sa­no­mis­ti­lan­teet hoi­tu­vat ammat­ti­mai­ses­ti ilman oikeu­del­li­sia riskejä
• Vai­keis­sa hen­ki­lös­tö­ti­lan­teis­sa työn­te­ki­jäl­le voi­daan etsiä uusi työ­paik­ka toi­sen asiak­kaan palveluksessa
• Yri­tys voi kes­kit­tyä ydin­toi­min­taan­sa hen­ki­lös­tö­hal­lin­non sijaan

Duu­ri-tii­mi on eri­kois­tu­nut pit­kä­ai­kai­siin työn­te­ki­jä­suh­tei­siin, mikä takaa sitou­tu­neen ja moti­voi­tu­neen hen­ki­lös­tön asia­kas­yri­tyk­sen käyt­töön. Tämä vähen­tää osal­taan myös tar­vet­ta varoi­tuk­sil­le ja kurin­pi­dol­li­sil­le toimille.

Millaisia vaihtoehtoja työnantajalla on haastavissa henkilöstötilanteissa?

Haas­ta­vis­sa hen­ki­lös­tö­ti­lan­teis­sa työ­nan­ta­jal­la on usei­ta vaih­toeh­to­ja ennen varoi­tus- ja irti­sa­no­mis­pro­ses­siin ryh­ty­mis­tä. Näi­tä ovat esi­mer­kik­si raken­ta­va palau­te­kes­kus­te­lu, työ­teh­tä­vien uudel­leen­jär­jes­te­ly, lisä­kou­lu­tus tai työ­noh­jaus. Jos­kus ongel­mat voi­vat rat­ke­ta myös työ­ai­ka­jär­jes­te­lyil­lä tai etätyömahdollisuuksilla.

Hen­ki­lös­tö­vuo­kraus jous­ta­va­na hen­ki­lös­tö­rat­kai­su­na tar­jo­aa jous­ta­van rat­kai­sun moniin haas­ta­viin tilan­tei­siin. Vai­kei­ta irti­sa­no­mis­ti­lan­tei­ta voi vält­tää vuo­kraa­mal­la meil­tä pit­kä- tai lyhy­tai­kai­nen työn­te­ki­jä las­ku­tuk­sel­la. Jos muu­tos­ti­lan­tei­ta tulee, me hoi­dam­me ne puo­les­ta­si ja tar­vit­taes­sa etsim­me työn­te­ki­jäl­le uusia töitä.

Duu­ri-tii­mi tar­jo­aa moni­puo­li­sia rat­kai­su­ja eri­lai­siin henkilöstötarpeisiin:

• Lyhy­tai­kai­set sijai­suu­det ja keik­ka­työt ilman sitou­tu­mis­ta pit­kiin työsuhteisiin
• Pit­kä­ai­kai­set hen­ki­lös­tö­rat­kai­sut, jois­sa työn­te­ki­jä voi työs­ken­nel­lä yri­tyk­ses­sän­ne vuosia
• Jous­ta­va hen­ki­lös­tö­re­sur­soin­ti kysyn­nän vaih­te­lui­den mukaan
• Mah­dol­li­suus rek­ry­toi­da vuo­kra­työn­te­ki­jä myö­hem­min omil­le kir­joil­le ilman lisäkuluja

Olem­me eri­kois­tu­neet pit­kä­ai­kai­siin ja sitou­tu­nei­siin työn­te­ki­jöi­hin, mut­ta myös keik­ka­hom­miin saa ammat­ti­lai­set kaut­tam­me. Duu­ri-tii­min työn­te­ki­jät naut­ti­vat jois­ta­kin työ­suh­de-eduis­ta, kuten tätä kir­joit­taes­sa Epas­sis­ta, mikä lisää hei­dän työ­mo­ti­vaa­tio­taan ja sitoutumistaan.

Kun yri­tyk­sen­ne koh­taa haas­ta­via hen­ki­lös­tö­ti­lan­tei­ta, hen­ki­lös­tö­vuo­kraus voi tar­jo­ta kus­tan­nus­te­hok­kaan ja jous­ta­van vaih­toeh­don, joka sääs­tää aikaa ja vähen­tää juri­di­sia ris­ke­jä. Duu­ri-tii­min kaut­ta saat­te käyt­töön­ne ammat­ti­tai­toi­sia työn­te­ki­jöi­tä ilman ras­kas­ta rek­ry­toin­ti­pro­ses­sia ja työ­suh­teen hal­lin­noin­tiin liit­ty­viä velvoitteita.

Samankaltaiset artikkelit

• Voi­ko kesä­työs­tä saa­da vaki­tui­sen työpaikan?
• Vuo­kra­työ maa­ta­lou­des­sa – Apua seson­kei­hin ja kiirehuippuihin
• Mikä on yleis­si­to­va työehtosopimus?
• Kii­rea­pua yri­tyk­sel­le­si – hen­ki­lös­tö­vuo­kraus Varsinais-Suomessa
• Työn­ha­ki­jan opas: Miten erot­tua avoi­mien työ­paik­ko­jen hakuprosessissa