Voiko henkilöstövuokraus vähentää rekrytoinnin piilokustannuksia ja samalla edistää inhimillistä työelämää?
Henkilöstövuokraus tarjoaa yrityksille tehokkaan tavan hallita rekrytoinnin kustannuksia, mutta myös mahdollisuuden rakentaa kestävämpiä työsuhteita. Perinteiseen rekrytointiin liittyy monia piilokustannuksia, joita ei usein huomioida kokonaislaskelmissa – näitä ovat muun muassa rekrytointiprosessiin käytetty aika, perehdytys ja mahdolliset virherekrytoinnit. Ulkoistamalla rekrytointiprosessin vastuulliselle henkilöstövuokrausyritykselle, yritys voi keskittyä ydintoimintaansa, samalla kun sekä henkilöstökulut että työntekijöiden tyytyväisyys pysyvät hyvällä tasolla.
Voiko henkilöstövuokraus vähentää rekrytoinnin piilokustannuksia?
Työntekijöiden hankkiminen on monimutkainen prosessi, joka sitoo resursseja ja aiheuttaa kustannuksia, joita ei aina tunnisteta. Henkilöstövuokraus tarjoaa ratkaisun, jossa monet näistä piilokustannuksista siirtyvät henkilöstöpalveluyritykselle. Tämä kustannusrakenne muuttuu selkeämmäksi ja ennustettavammaksi.
Rekrytoinnin piilokustannukset ovat erilaisia epäsuoria kuluja, jotka syntyvät työntekijöiden palkkaamisesta. Nämä voivat muodostaa merkittävän osan rekrytoinnin kokonaiskustannuksista – jopa 50-150% työntekijän vuosipalkasta. Oikean kumppanin kanssa toteutettu henkilöstövuokraus auttaa yrityksiä hallitsemaan näitä kuluja tehokkaammin, kun vastuu rekrytoinnista ja siihen liittyvistä hallinnollisista tehtävistä siirtyy henkilöstöpalveluyritykselle, jolla on ammattitaito löytää sekä osaamiseltaan että persoonaltaan sopivimmat työntekijät.
Mitä ovat rekrytoinnin piilokustannukset?
Rekrytoinnin näkyvien kustannusten, kuten työpaikkailmoitusten ja mahdollisten rekrytointikonsulttien palkkioiden, lisäksi prosessiin liittyy useita piilokustannuksia, jotka jäävät usein huomiotta.
Rekrytointiprosessiin käytetty työaika on yksi merkittävimmistä piilokustannuksista. Suomalaisen tutkimuksen mukaan rekrytointiprosessiin kuluu keskimäärin 30-45 tuntia työaikaa hakemusten käsittelystä ja haastatteluista hallinnollisiin tehtäviin. Tämä aika on pois työntekijöiden varsinaisista työtehtävistä.
Perehdytys sitoo resursseja sekä kouluttajilta että uusilta työntekijöiltä. Esimerkiksi Suomen Yrittäjien tutkimuksen mukaan uuden työntekijän perehdytykseen kuluu keskimäärin 2-3 viikkoa, jonka aikana tuottavuus on vain noin 50% normaalista.
Virherekrytoinnit aiheuttavat merkittäviä kustannuksia. Suomalaisissa yrityksissä virherekrytoinnin kustannuksiksi on arvioitu 30 000–70 000 euroa rekrytoitavan henkilön asemasta riippuen. Näihin lukuihin sisältyvät uuden rekrytointiprosessin kulut sekä menetetty tuottavuus.
Hallinnolliset kustannukset, kuten palkan sivukulut, työterveyshuolto ja vakuutukset, muodostavat myös merkittävän osan kokonaiskustannuksista. Suomessa nämä voivat olla jopa 20-30% työntekijän bruttopalkasta.
Miten henkilöstövuokraus toimii käytännössä?
Henkilöstövuokrauksessa on kolme osapuolta: henkilöstöpalveluyritys, vuokratyöntekijä ja käyttäjäyritys. Vastuullinen henkilöstöpalveluyritys toimii työnantajana ja vastaa kaikista työnantajavelvoitteista, nimeää jokaiselle työntekijälle oman yhteyshenkilön ja varmistaa, että työsuhteen ehdot ovat lain ja työehtosopimusten mukaisia. Käyttäjäyritys puolestaan ohjaa ja valvoo työskentelyä.
Prosessi alkaa, kun yritys määrittelee tarpeensa ja ottaa yhteyttä henkilöstöpalveluyritykseen. Hyvä henkilöstöpalveluyritys nimeää jokaiselle asiakkaalle oman vastuurekrytoijan, joka perehtyy huolellisesti yrityksen tarpeisiin ja yrityskulttuuriin. Tämä henkilö hoitaa rekrytoinnin kokonaisuudessaan: työpaikkailmoitukset julkaistaan kattavasti eri kanavissa, hakemukset seulotaan huolellisesti, ja haastattelut sekä tarvittavat testit tehdään ammattitaidolla. Kun sopiva työntekijä löytyy, henkilöstöpalveluyritys tekee työsopimuksen työntekijän kanssa ja solmii asiakassopimuksen käyttäjäyrityksen kanssa.
Käytännön järjestelyissä henkilöstöpalveluyritys vastaa palkanmaksusta, vakuutuksista, työterveyshuollosta ja muista työnantajavelvoitteista. Käyttäjäyritys puolestaan huolehtii työhön perehdyttämisestä, työturvallisuudesta ja päivittäisestä työnjohdosta.
Kuinka paljon yritys voi säästää henkilöstövuokrauksen avulla?
Henkilöstövuokrauksen avulla saavutettavat säästöt vaihtelevat yrityksen koon ja tilanteen mukaan. Tyypillisesti säästöt muodostuvat rekrytointiprosessin tehostumisesta, hallinnollisten tehtävien vähenemisestä ja joustavuuden lisääntymisestä.
Keskikokoisessa suomalaisessa yrityksessä yhden työntekijän rekrytointiin kuluu noin 9 000–15 000 euroa, kun huomioidaan kaikki prosessin vaiheet. Henkilöstövuokrauksen kautta nämä kustannukset siirtyvät palveluntarjoajalle, ja yritys maksaa ainoastaan tehdystä työstä.
Konkreettinen esimerkki: 3 000 euron kuukausipalkkaisen työntekijän rekrytoinnin kokonaiskustannukset voivat olla jopa 45 000 euroa ensimmäisen vuoden aikana, kun huomioidaan kaikki piilokustannukset. Henkilöstövuokrauksen kautta kustannukset voivat jäädä 36 000–40 000 euroon, mikä tarkoittaa 10-20% säästöä.
Millaisille yrityksille henkilöstövuokraus sopii parhaiten?
Henkilöstövuokraus soveltuu erityisen hyvin kasvuyrityksille, joiden henkilöstötarve vaihtelee nopeasti. Sesonkiluonteisilla aloilla, kuten matkailussa, ravintola-alalla ja rakennusteollisuudessa, henkilöstövuokraus tarjoaa joustavan tavan vastata kysynnän vaihteluihin.
Pk-yrityksille, joilla ei ole omaa HR-osastoa, henkilöstövuokraus tuo ammattimaista osaamista rekrytointiin. Suuremmissa yrityksissä henkilöstövuokraus voi toimia strategisena työkaluna, jolla tasataan ruuhkahuippuja tai hankitaan erityisosaamista projektiluontoisiin tehtäviin.
Yrityksille, jotka haluavat keskittyä ydintoimintaansa, henkilöstövuokraus tarjoaa mahdollisuuden ulkoistaa aikaa vievät rekrytointiprosessit. Valtakunnallisesti toimiva henkilöstöpalveluyritys pystyy etsimään sopivia työntekijöitä kaikkialta Suomesta, mikä on erityisen tärkeää alueilla, joilla osaavasta työvoimasta on pulaa.
Henkilöstövuokraus osana vastuullista henkilöstösuunnittelua
Parhaimmillaan henkilöstövuokraus on osa yrityksen strategista ja vastuullista henkilöstösuunnittelua. Se tarjoaa työkalun, jolla voidaan vastata muuttuviin henkilöstötarpeisiin ketterästi ja kustannustehokkaasti, unohtamatta työntekijöiden hyvinvointia.
Tulevaisuudessa henkilöstövuokrauksen merkitys todennäköisesti kasvaa työelämän muuttuessa yhä monimuotoisemmaksi. Yritykset, jotka osaavat yhdistää strategisesti oman henkilöstön ja vuokratyövoiman käytön, pystyvät optimoimaan henkilöstöresurssinsa tehokkaasti ja inhimillisesti.
Yrityksen kannattaa aloittaa henkilöstövuokrauksen hyödyntäminen analysoimalla, mitkä tehtävät sopivat parhaiten vuokratyöntekijöille ja mitkä kannattaa hoitaa omalla henkilöstöllä. Henkilöstöpalveluyritys, joka keskittyy pitkäjänteiseen kumppanuuteen, auttaa löytämään juuri oikean tasapainon ja tarjoaa räätälöityjä ratkaisuja yrityksen tarpeisiin. Tärkeintä on valita kumppani, joka jakaa yrityksen arvot ja on sitoutunut sekä työntekijöiden että asiakasyritysten hyvinvointiin.